Provincie en vervoerder creëren meerwaarde met concessieportaal

Wat is het contractportaal?

Het concessieportaal is een digitaal (cloud-based) portaal dat toegankelijk is via een webbrowser. Op het portaal delen de vervoerder en opdrachtgever allerlei informatie over hun contract en over de vervoersconcessie. Het portaal is ontworpen om verschillende typen data en documenten te faciliteren en gemakkelijk uit te draaien in overzichten, grafieken en rapporten. Zo hoeven concessieverleners en concessiehouders geen informatie meer over en weer te mailen, maar is alles op elk gewenst moment toegankelijk voor de betrokkenen. Alle informatie op het concessieportaal heeft daarnaast een traceerbare wijzigingsgeschiedenis, zodat er niets verloren gaat bij personele wijzigingen. Specifieke documenten of onderdelen van het portaal kunnen daarbij worden afgeschermd met flexibele toegangsrechten. Zo kunnen bijvoorbeeld ook andere belangrijke stakeholders in de concessie via het portaal toegang krijgen tot specifieke informatie die voor hen relevant is.

Hoe gebruiken vervoerders en opdrachtgevers het contractportaal?

Het concessieportaal kan op zeer flexibele wijze worden ingezet, afhankelijk van de wensen van opdrachtgevers. Een aantal voorbeelden zijn:

• Beloften verifiëren met continu inzichtelijke managementinformatie. Opdrachtgevers kiezen een bepaalde vervoerder op basis van beloofde resultaten en prestaties die tegen een bepaalde prijs worden aangeboden. Het concessieportaal is een goede manier om te verifiëren dat de vervoerder zijn beloftes (tijdig) waarmaakt. Zo is managementinformatie voor de opdrachtgever op elk gewenst moment inzichtelijk en kan je bijvoorbeeld inzien of de tevredenheid of reizigersgroei in lijn liggen met de commitments die de vervoerder deed in de inschrijving. De vervoerder kan hiervoor bewijsvoering uploaden in de vorm van documentatie of raw data in Excel-bestanden.

• Overzicht eisen en conformiteit. Alle eisen uit het Programma van Eisen kunnen worden opgenomen in het concessieportaal en gekoppeld aan een eigenaar. De opdrachtgever kan eenvoudig verifiëren of de vervoerder voldoet aan de eisen. Voor de relevante eisen kan de opdrachtgever een volautomatisch update-verzoek activeren, dat periodiek uitgaat volgens een frequentie naar keuze (bijvoorbeeld ieder half jaar of ieder jaar). Waar nodig voegt de eigenaar van een eis een bewijsstuk toe om de conformiteit met de eis te onderbouwen, bijvoorbeeld dat hij een bepaald veiligheidscertificaat heeft gehaald of contact heeft gehad met de gemeenten in het concessiegebied.

• Plan van Aanpak contractovername & implementatie. Wanneer een concessie overgaat naar een nieuwe vervoerder, gaat dit gepaard met een implementatieperiode. Hierin moet vaak heel veel gebeuren, zowel op het gebied van projecten als reguliere terugkerende processen. Denk bijvoorbeeld aan de implementatie van nieuw ZE-materieel en de bijbehorende laadstations. In het concessieportaal kan een vervoerder de tijdlijn en planning van deze implementatie opnemen. Elke geplande actie is gekoppeld aan een eigenaar die de actuele status bijhoudt. De oplevering van verschillende onderdelen van de implementatie kan worden gekoppeld aan een formeel acceptatieproces: de opdrachtgever geeft dan via het concessieportaal haar definitieve goedkeuring aan een bepaald afgerond aspect van de implementatie.

• Jaarplannen. Veel opdrachtgevers vragen aan hun uitvoeringspartners om jaarlijks plannen op te leveren. Dat kan bijvoorbeeld gaan om het vervoerplan (met routes en dienstregeling), een marketingplan (met promoties en maatregelen om reizigers aan te spreken), een sociale veiligheidsplan, enzovoorts. Inspraak in deze plannen van reizigersvertegenwoordigers, zoals het ROCOV, is gebonden aan wettelijke termijnen en vastgestelde processtappen. Het contractportaal biedt opdrachtgevers zekerheid dat dat deze verplichtingen tijdig worden nagekomen en dat de wensen zijn vastgelegd.

• Actueel beleidsplan op één scherm. De samenwerking van overheden met OV-vervoerders staat in dienst van het bereiken van concrete beleidsdoelen. Denk bijvoorbeeld aan het verminderen van CO2-uitstoot met zero-emissie busvervoer en het verbeteren van het verstigingsklimaat door te investeren in bereikbaarheid. In het concessieportaal kan de provincie haar beleidsplannen op één scherm schematisch weergeven. Alle maatregelen van der vervoerder kunnen daarbij worden gekoppeld aan passende voortgangs- of prestatie-indicatoren. Zo is steeds duidelijk hoe de inzet van de vervoerder bijdraagt aan de beleidsdoelstellingen van de provincie.

• Overzicht van acties & besluiten vergaderingen: Een andere populaire manier om het concessieportaal te gebruiken is om de uitkomsten van vergaderingen op te slaan. Zo kunnen beide partijen de historie van meetings inzien, inclusief de agenda, wie er aanwezig was, welke besluiten zijn genomen, welke actiepunten nog openstaan, en eventuele notulen. Op die manier zijn gezamenlijke besluitvorming en gemaakte afspraken tijdens de concessieperiode volledig inzichtelijk en traceerbaar. Ook als bijvoorbeeld een concessiemanager halverwege de concessie naar een nieuwe baan vertrekt: dan blijft alle cruciale kennis voor de concessie behouden.

Conclusie: meerwaarde leveren met het concessieportaal

Inmiddels werken verschillende provincies in Nederland al met een digitaal concessieportaal, en steeds meer vervoerders kiezen ervoor om deze vorm van samenwerking aan te bieden in hun inschrijvingen. Zo kunnen ze namelijk de hoogste mate van transparantie en effectiviteit bieden aan overheden: altijd direct toegang tot prestaties en rapportages, volledig traceerbaar vastgelegde afspraken, en continu inzicht in de status van eisen en maatregelen. Dit biedt meerwaarde op alle gebieden voor een gestroomlijnd partnerschap om de doelen van de provincie te bereiken.

Meer lezen? In OV Magazine lees je een interview met Reinier Verkaik, destijds senior concessiebeheerder in de Provincie Noord-Holland, over hun ervaring met digitaal contractbeheer via het concessieportaal.

Werk jij voor overheid of een OV-vervoerder en wil je meer weten over het concessieportaal? Stuur een mailtje naar info@bizaline.com met de onderwerpregel “concessieportaal” en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.