2. Eisen aanmaken en activeren (Admins)
2.1 Eisen maken/uploaden
2.1.1 Eisen identificeren met AI
De AI-agent van MyContractManager kan helpen door te bepalen welke Eisen moeten worden gecontroleerd en door automatisch de frequentie en vervaldatums te bepalen. Het kan Eisen identificeren, inclusief KPI's. Neem contact op met jouw accountmanager voor meer informatie.
2.1.2 Eisen handmatig aanmaken
Om een Eis te maken, ga je met de muis over het tabblad 'Eisen' in het linkermenu en klik je op het + pictogram. Je kunt ook de lijst met Eisen openen en de + knop in de rechterbenedenhoek gebruiken. Beide opties openen een pop-upvenster waarin je de details van de Eis kunt invoeren.
Eis toevoegen via 'Snel aanmaken'
Zorg ervoor dat je de volgende velden invult:
- Eis Naam: Beschrijvende titel voor de Eis.
- Type Eis: Maak onderscheid tussen Contract ITT, Externe/ Toegezegde verplichtingen of Stakeholderaspiraties (optioneel).
- Status: De standaardstatus is "Nieuw".
- Rollen: wijs een Eigenaar, Reviewer (optioneel) en Bedrijfseigenaar (zie hoofdstuk 1).
- Vervaldatum: Specificeer de vervaldatum voor de Eis. Datum waarop de eigenaar de naleving moet aantonen.
- Vanaf datum: Initiële conformiteitsdatum - niet gekoppeld aan de herzieningscyclus.
Eisendetails toevoegen via overzichtspagina
Open het volledige Eisen-scherm om je Eis aan te maken of (aanvullende) informatie toe te voegen:
2.1.3 Eisen in bulk uploaden (via Excel)
Bij het monitoren van Eisen is het vaak efficiënter om meerdere Eisen aan te maken via een Excel-upload. In de Beheerdershandleiding vind je meer informatie over het maken van een uploadbestand.
Stappen voor het uploaden van Eisen:
- Gebruik een MyContractManager uploadsjabloon (voorbeeld hieronder)
- Vul de relevante kolommen in
- Ga nu naar Beheerder > Gegevens importeren uit Excel-bestand
- Selecteer een bestand en klik op de knop "Importeren vanuit Excel"
- De Eisen worden geüpload en getoond in het tabblad 'Eisen'.
2.2 Automatische Eisenmeldingen activeren
Meldingen over Eisen kunnen worden geautomatiseerd om tijdige levering te garanderen. Er zijn twee bewakingsopties: Due Date Cycle en Review Cycle.
2.1 Due Date Cycle - Basisoptie
Stuurt herinneringen op de vervaldatum, een week ervoor en een week erna. Na voltooiing wordt de volgende vervaldatum automatisch gepland. Als de levering te laat is, wordt de volgende vervaldatum berekend vanaf de huidige datum.
Een veiligheidscertificaat moet bijvoorbeeld jaarlijks op 1 december worden ingeleverd. De Due Date Cycle stuurt herinneringen rond deze datum en plant automatisch de volgende vervaldatum zodra aan de Eis is voldaan.
Instellingen voor e-mails met vervaldatum:
- Vervaldatum - De eerste dag dat een Eis moet worden nageleefd. Opmerking: deze datum zal na verloop van tijd veranderen als de frequentie van de vervaldatum niet ad hoc of eenmalig is.)
- Verschijningsdatum frequentie
De volgende meldingen worden verzonden:
- Herinnering aan vervaldatum - 7 dagen voor de vervaldatum
- Vervaldatum - op de vervaldatum zelf
- Achterstallige e-mail - 7 dagen na de vervaldatum
2.2 Review Cycle - Geavanceerde optie
Stuurt Eisen Review-verzoeken op basis van een gedefinieerd schema.
Voor complexe Eisen is controle alleen op de vervaldatum misschien niet voldoende. De Review Cycle biedt regelmatige voortgangscontroles om te beoordelen of de naleving op schema ligt voor de vervaldatum. Dit is vooral nuttig tijdens lange implementatieperiodes of voor kritieke Eisen die vaker gecontroleerd moeten worden (bv. elk kwartaal). De Reviewcyclus werkt onafhankelijk van de Due Date Cyclus (2.2.1).
Instellingen voor beoordeelde-mails:
- Startdatum herziening - Bepaalt wanneer herinneringen voor reviews beginnen.
- Reviewfrequentie - Bepaalt hoe vaak reviews voor beoordelingen worden verzonden.
2.2.3 De basis op orde krijgen voor het ontvangen van meldingen
Om Eisen-gerelateerde e-mailmeldingen te ontvangen, moet je ervoor zorgen dat de volgende instellingen zijn geconfigureerd:
- E-mailinstelling voor de werkruimte - De e-mailfunctionaliteit moet zijn ingeschakeld voor de werkruimte.
- E-mailinstelling gebruiker - E-mailmeldingen moeten ingeschakeld zijn voor de individuele gebruiker.
- E-mailadres - Er moet een geldig e-mailadres voor de gebruiker worden ingevoerd.