3. Automatische meldingen en beheer van gebruikersactiviteiten
Inhoudsopgave
Dit gedeelte regelt alle geautomatiseerde e-mailmeldingen binnen de werkruimte. Via de Tabblad DashboardBeheerders kunnen specifieke soorten mailings en herinneringen in- of uitschakelen.
Op de Tabbladen Projecten, Taken, KPI's, Risico's en Vereistenkunt u de geplande uitgaande e-mails per functie bekijken, evenals een dagelijks overzicht van alle systeemmails onder Dagelijks bekijken.
- Activeer automatisch e-mails:: Hoofdschakelaar om alle automatische mailings in of uit te schakelen.
- Toegewezen taken e-mails:: Stuurt e-mails wanneer een nieuwe opdracht wordt aangemaakt of bijgewerkt.
- Urenregistratie e-mail:: Informeert gebruikers over ingediende timesheets of updates.
- Notificatie e-mail:: Levert updates voor geabonneerde items of modules.
- KPI e-mails:: Stuurt geplande updates over KPI-prestaties.
- KPI mailing (reminder):: Stuurt follow-up herinneringen voor KPI-updates die te laat of in behandeling zijn.
- Projectstatus updates e-mail:: Houdt ontvangers op de hoogte van de laatste project- of contractstatus.
- Project / Contract status mailing (reminder):: Stuurt herinneringen voor achterstallige of hangende project-/contractstatusupdates.
- Risico status mail:: Stelt belanghebbenden op de hoogte van wijzigingen in de risicostatus.
- Risico status mailing (reminder):: Stuurt herinneringen wanneer risicostatusupdates te laat zijn.
- Taak status mail:: Stuurt updates over wijzigingen in taken, problemen of user stories.
- Taak status mailing (reminder):: Stuurt follow-up herinneringen wanneer deze updates te laat zijn.
- Opleverdatum mailing taak:: Informeert gebruikers over komende deadlines voor taken, problemen of user stories.
- Opleverdatum e-mails:: Waarschuwt belanghebbenden wanneer een deadline voor een project of contract nadert.
- Eis status mailing:: Stuurt updates over wijzigingen in vereiste statussen.
- Eis status mailing (reminder):: Stuurt herinneringen wanneer statusupdates van vereisten te laat zijn
3.2 Gebruikersactiviteiten in uw werkruimte bewaken
Deze pagina toont alle e-mails die automatisch door het systeem zijn verzonden.
Je kunt zien wie de e-mail heeft ontvangen, de datum en door op de envelop van het bericht te klikken, kun je het bericht zelf zien. Je kunt als beheerder ook reageren op een bericht namens de ontvanger. In de geschiedenis kun je zien wie het antwoord op het bericht heeft gegeven.
Hiermee kun je controleren of iemand een belangrijke update of herinnering heeft ontvangen.
Een gebruiker kan informatie ontvangen over wijzigingen aan een specifiek object. Abonnementen worden gebruikt om op de hoogte te blijven van belangrijke wijzigingen of statusupdates voor specifieke projecten, vereisten of documenten.
Hoe abonneer je je op een item?
Een gebruiker kan zich "abonneren" op een bepaald Project of Risico in de software via de Watch-functie, beschikbaar in de 3 puntjes in de rechterbovenhoek van een object.
Dit gedeelte laat zien op welke items in de werkruimte een gebruiker geabonneerd is.
Kolommen
- Code - De unieke abonnementscode die door het systeem wordt toegewezen.
- Abonnee - De gebruiker die updates ontvangt (meestal jezelf).
- Referentie ID - Het gekoppelde item (bijv. projectnaam, vereiste titel) dat je volgt.
- Laatste melding - De datum/tijd waarop je voor het laatst een update voor dit abonnement hebt ontvangen.
- X pictogram - Klik hierop om je af te melden voor het item. Na verwijdering ontvang je geen meldingen meer over wijzigingen aan dat item.
Andere functies
- Zoeken op kolom - Gebruik het filterpictogram of het zoekvak om snel een specifiek abonnement te vinden.
- Tuimelschakelaar (rechtsboven) - Toont verborgen en verwijderde abonnementen
Overzicht van de gebruikers die momenteel zijn aangemeld bij de tool, inclusief de acties die ze uitvoeren.
Dit logboek toont acties van gebruikers in de werkruimte, zoals het bewerken van een contract, het maken van een taak of het bijwerken van een vereiste. Het helpt je bijhouden wie wat wanneer heeft gewijzigd. Alleen handmatige gebruikersacties worden hier geregistreerd.
Dit logboek bevat zowel gebruikersacties als geautomatiseerde acties die door het systeem worden uitgevoerd.
Bijvoorbeeld: een beheerder die een projectstatus bijwerkt (handmatig), of het systeem dat een deadlineherinnering stuurt (automatisch). Het biedt een volledige tijdlijn van alles wat er in de werkruimte is gebeurd.
