"Ik vervang tijdelijk een collega die met zwangerschapsverlof is. Naast mijn taken als regiomanager ben ik nu verantwoordelijk voor het contract met het schoonmaakbedrijf in onze regio. Toen ik die taak kreeg toebedeeld, was ik bang dat het heel ingewikkeld ging worden. Ik had natuurlijk absoluut geen tijd om een ingewikkeld juridisch contract van honderd pagina's te gaan doorploegen en het schoonmaakbedrijf persoonlijk te gaan controleren of ze aan alle eisen voldoen.
Gelukkig was het met MyContractManager veel makkelijker dan gedacht om dit contract te overzien. Ik heb een lijst met eisen waaraan moet worden voldaan, en voor elke eis is duidelijk hoe, wanneer, en door wie hiervoor een status-update moet worden gegeven. Ik kan het contract eenvoudig doorzoeken op een trefwoord, en hoef dus zelf niet het hele document te lezen op zoek naar informatie.
Als ik nu een klacht binnenkrijg, bijvoorbeeld van reizigers die te maken kregen met stinkende prullenbakken of vieze stoelen, dan weet ik via het portaal van MyContractManager direct met wie ik contact moet opnemen bij het schoonmaakbedrijf. Ook kan ik daar bijhouden hoe zij de klacht hebben opgevolgd, ik krijg automatisch een melding als er een actie ondernomen is. Dat kan ik dan terugcommuniceren naar de klantenservice zodat zij de reiziger kunnen vertellen wat we met hun klacht gedaan hebben. En ik krijg ook een melding als er niet binnen de afgesproken termijn iets met de klacht gedaan wordt, dan weet ik dat ik de telefoon moet pakken.
Wat ook heel fijn is, is dat ik een traceerbare geschiedenis van het contract kan inzien. Mijn voorganger Marie, die nu met verlof is, heeft bijvoorbeeld nog wat aanvullende prestatie-afspraken gemaakt ten opzichte van het originele contract. Die mails staan allemaal in MyContractManager opgeslagen en zijn gekoppeld aan de bijbehorende eisen en prestaties.
Dankzij dit systeem kon ik het contractbeheer eenvoudig overnemen en was alle informatie voor mij op een transparante manier beschikbaar en inzichtelijk. Het kostte me weinig tijd en moeite om dit onder controle te houden, zodat mijn overige verantwoordelijkheden er niet onder leden."
Dankzij MyContractManager kon ik het contractbeheer eenvoudig overnemen en was alle informatie voor mij op een transparante manier beschikbaar en inzichtelijk. Het kostte me weinig tijd en moeite om dit onder controle te houden, zodat mijn overige verantwoordelijkheden er niet onder leden."
"Ons bedrijf voorziet organisaties in heel Nederland van eten en drinken in hun bedrijfsrestaurants. Daarnaast regelen we voor veel van onze klanten ook allerlei andere aspecten van hun facilitair management, zoals de receptie, schoonmaak, en beveiliging.
Kortom: ik beheer een heleboel contracten tegelijk. Ons bedrijf kan veel zelf doen, maar daarnaast hebben door het hele land verschillende leveranciers voor verschillende typen diensten. Vroeger kochten we al het eten en drinken in bij één partij, bijvoorbeeld, maar steeds meer van onze klanten hebben specifieke wensen: voedsel van lokale producenten, bijvoorbeeld, of ambitieuze doelen op het gebied van social return. Om aan die wensen te kunnen voldoen, hebben we méér verschillende contracten afgesloten met gespecialiseerde partijen.
Persoonlijk ben ik dus verantwoordelijk voor zo'n 20 contracten. Je kunt je voorstellen dat ik geen tijd heb om afzonderlijk te verifiëren dat iedere afspraak wordt nageleefd. Toen ik net met deze baan begon, probeerde ik dat nog wel. Maar toen hing ik de hele dag aan de telefoon, dat was niet te doen. Daarom was ik heel blij om kennis te maken met MyContractManager.
Elke eis heeft zijn eigen update-frequentie, en het portaal stuurt automatisch een updateverzoek naar de betreffende verantwoordelijke bij onze leveranciers. Ik kan heel eenvoudig volgen wat de stand van zaken is voor elk contract. Welke informatie is al binnengekomen, en wat ontbreekt er nog? Ik voel absoluut geen noodzaak meer om mensen vooraf herinnering te sturen, van die mailtjes van het type "denk je eraan dat dit verbeterplan volgende week binnen moet zijn?" Dat scheelt mij enorm veel tijd.
"In onze provincie liggen 5 vervoersconcessies, zowel bus als trein. Dit zijn flinke contracten met een waarde van tientallen miljoenen euro's en elk contract kent honderden eisen. Mijn taak ligt vooral op het strategische niveau: samen met onze dienstverleners bepalen waar we in de toekomst naartoe willen, waar we willen investeren, hoe de dienstverlening samenhangt met beleid op het gebied van infrastructuur en nieuwe woonwijken, bijvoorbeeld.
Ik heb dus absoluut geen tijd om me bezig te houden met individuele eisen of allerlei detailafspraken – dat doen de contractbeheerders per concessie. Maar voor mij is MyContractManager ook heel waardevol, want het geeft me een overzicht van onze contracten op hoog niveau. Daarbij monitor ik de status is van prestatieafspraken, verbeterplannen, audits en de planning van belangrijke projecten, vooral in samenhang met andere ontwikkelingen in de provincie.
Als onze gecontracteerde vervoerders hun afspraken niet nakomen of consistent te laat zijn met informatie, dan kan ik daar achteraangaan. Waar nodig kunnen we een nieuwe aanbesteding starten, als een leverancier niet functioneert. Per contract stellen we vast wanneer de optiejaren beginnen en wat de uiterste datum is om een contract te beëindigen; en in mijn eigen kalender leg ik vast wanneer ik een leverancier moet evalueren en een besluit moet nemen over contractverlenging. Daardoor zijn we nooit meer verplicht om het contract te verlengen, simpelweg omdat we dit te laat hebben opgemerkt. Van dat risico lag ik vroeger echt wakker, het is fijn om daar geen stress meer over te hebben."
