De Heads of Terms: het klinkt ingewikkeld, en veel bid professionals hebben er nog nooit van gehoord. Het is een instrument dat in het Verenigd Koninkrijk veel gebruikt wordt, en dat heel waardevol kan zijn voor zowel uitvragende partijen als inschrijvers. Met een Heads of Terms houd je namelijk precies bij waaraan inschrijvers zich gecommitteerd hebben, zodat iedereen duidelijk op een rijtje heeft wat de verwachtingen zijn.
Het opstellen van een bieding is een stressvolle en arbeidsintensieve periode, die niet zelden uitmondt in documenten van wel 1.000 pagina’s dik. Bid management is daardoor noodzakelijkerwijs teamwerk: de inhoud wordt geleverd door verschillende schrijvers en adviseurs. Het procesverloop kent vaak een hockeystickvorm, waarbij alles pas tegen het einde bij elkaar komt en de definitieve besluiten elkaar snel opvolgen.
Eenmaal voltooid staat een bieding vaak propvol beloften die jou als opdrachtgever moeten verleiden om het contract aan de inschrijver in kwestie te gunnen. Maar door die hockeystickvorm kan het gemakkelijk voorkomen dat er op het allerlaatst door een overijverige schrijver nog toezeggingen gedaan zijn die in het financieel model of planning niet terugkomen. Sommige inschrijvers hopen zelfs met punten beloond te worden voor wollige taal en beloften die mooi klinken maar waar ze, als het erop aankomt, moeilijk op vast te pinnen zijn.
Daarom is het voor uitvragende overheden belangrijk om zo duidelijk mogelijk op papier te krijgen wat aanbieders in hun bieding concreet beloven. We stellen de volgende vijf stappen voor om dit voor elkaar te krijgen:
Een Head of terms is een gestructureerde lijst van verplichtingen die een bieder is aangegaan voor het contract. Dit is de biedingstekst teruggebracht tot de essentie: zonder wollige zelfverheerlijking, redenen waarom methodes om. Wat overblijft zijn de kale feiten: de schriftelijke beloften. Een lijst van voorwaarden structureert de verbintenissen van je bieders op een duidelijke manier, gekoppeld aan de evaluatiecriteria. Dit maakt het gemakkelijker om de toezeggingen van de bieders te vergelijken en tegen elkaar af te zetten.
Als volgende stap vergelijk je de Heads of Terms met de bieding zelf. Zijn er tekstuele elementen in de bieding die de suggestie wekken dat de inschrijver hier iets belooft, maar die vervolgens niet terug te vinden zijn in de Heads of Terms? Zijn aan dergelijke pseudo-commitments punten toegekend? Door hier strak op te controleren kun je beter differentiëren tussen wat simpelweg enthousiast schrijfwerk is, en wat er zwart op wit beloofd en afdwingbaar is.
Ten derde kun je de algemene voorwaarden gebruiken om de integriteit van het bod te controleren. Voor elke verplichting in de algemene voorwaarden moet je nagaan of je die zou verwachten in een risico-overzicht, Gantt- of kalenderplanning en/of de budgetspecificaties. Natuurlijk zullen niet alle toezeggingen relevant zijn in elk van deze opzichten - sommige toezeggingen zijn risicoloos, andere kosten in principe niets en weer andere kunnen in een oogwenk worden geïmplementeerd. Voor de belangrijkere punten is het echter de moeite waard om te controleren of deze aanwezig en, wat belangrijk is, realistisch zijn. Dit geeft je een idee hoeveel er is nagedacht over deze specifieke aspecten van het bod.
Tot slot kun je de algemene voorwaarden gebruiken om te controleren of elke vereiste is gedekt. Zoals we in onze laatste blogEr zijn meestal een aantal vereisten die expliciete actie van de bieder vereisen. Door te controleren of elk van deze vereisten wordt gedekt door een van de verbintenissen in het algemene voorwaarden, kun je dubbel controleren of je bieder volledig rekening heeft gehouden met je eisen.
Als contractmanager wil je op elk moment toegang hebben tot de meest recente stand van zaken. Aan welke verplichtingen en eisen is voldaan? Welke moeten nog worden aangepakt? Zorg ervoor dat je serviceprovider regelmatig rapporteert, zodat op elk moment duidelijk is welke afspraken aandacht behoeven. Dit stelt u ook in staat om effectiever te onderhandelen: u vraagt immers alleen wat u expliciet is beloofd.
